Warum ROI bei Geschäftsreisen mehr ist als nur eine Kostenfrage

Deutschland

Steigende Preise und hybride Arbeitsmodelle verändern den Blick auf Business Travel

Die Budgets für Geschäftsreisen bleiben in vielen Unternehmen stabil oder steigen sogar. Gleichzeitig wächst der Rechtfertigungsdruck. Kostensteigerungen, geopolitische Unsicherheiten und digitale Alternativen verschieben die Perspektive: Geschäftsreisen werden nicht mehr nur als betriebliche Notwendigkeit betrachtet, sondern als Investition, deren Nutzen klar nachweisbar sein soll. Katja Vortmann, Vice President bei DER BUSINESS Travel und Mitglied der DRV-Initiative Chefsache Business Travel, beschreibt, warum der klassische Kostenblick nicht mehr ausreicht und welche Kennzahlen künftig an Bedeutung gewinnen.

Reisekosten als zu enge Perspektive

„Geschäftsreisen ausschließlich über Kosten zu bewerten, wird der Realität moderner Unternehmen nicht mehr gerecht“, erklärt Vortmann. Budgetdisziplin und Kostentransparenz blieben zwar zentrale Faktoren, doch der reine Kostenfokus greife zu kurz. In der Praxis dominiere häufig weiterhin die Budgetperspektive, während der strategische Beitrag von Reisen nicht systematisch genug erfasst werde.

Geschäftsreisen seien ein operatives Instrument für Vertrieb, Projektarbeit, Kundenbindung und Markterschließung. „Wer ausschließlich auf den Preis schaut, blendet aus, welchen unternehmerischen Mehrwert persönliche Präsenz schaffen kann“, so Vortmann. Der Return on Investment entstehe nicht auf der Kostenstelle, sondern durch Geschäftsergebnisse, die ohne diese Reisen oftmals nicht oder nur verzögert erreichbar wären.

ROI als strategische Bewertungsgröße

Für eine belastbare Bewertung des Reiseerfolgs sei ein ganzheitlicher Ansatz notwendig. „Der ROI von Geschäftsreisen lässt sich nicht mit einer einzigen Kennzahl erfassen“, betont Vortmann. Unternehmen müssten zunächst klären, welche Ziele mit einer Reise verfolgt würden. Umsatzimpulse, der Ausbau von Kundenbeziehungen, Projektfortschritte oder strategische Marktinformationen könnten dabei ebenso eine Rolle spielen wie qualitative Faktoren.

„Erst wenn klar definiert ist, welchen Zweck eine Reise erfüllt, lässt sich ihr Mehrwert bewerten, auch im Vergleich zu digitalen Alternativen“, erläutert sie. Zunehmend gewinne zudem Benchmarking an Bedeutung. Unternehmen wollten wissen, wie sie im internationalen oder branchenweiten Vergleich aufgestellt seien, etwa bei Reiseintensität, Effizienz oder Zielerreichung.

Unternehmen, die entsprechende KPIs frühzeitig definierten und systematisch auswerteten, schafften Transparenz. „Wer diese Fragen datenbasiert beantwortet, steuert nicht nur Kosten, sondern auch die eigenen Wettbewerbsvorteile“, sagt Vortmann. Geschäftsreisemanagement werde damit zu einem strategischen Steuerungsinstrument.

Neue Kennzahlen für ein verändertes Umfeld

Parallel verändere sich das Verständnis relevanter Kennzahlen. „Compliance bleibt wichtig, reicht allein aber nicht mehr aus“, stellt Vortmann fest. Künftig rückten Messwerte wie Produktivität, Zufriedenheit der Reisenden, Prozesseffizienz und Nachhaltigkeit stärker in den Fokus.

Ein modernes Geschäftsreisemanagement müsse abbilden, wie gut Reiserichtlinien akzeptiert würden, ob sie praktikabel seien und welche Auswirkungen sie auf Motivation und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden hätten. Gleichzeitig steige der Bedarf an belastbaren Daten, um Geschäftsreisen systematisch vergleichen und strategisch steuern zu können.

„Der systematische Einsatz neuer KPIs ermöglicht eine effizientere und strategischere Steuerung von Geschäftsreisen und macht ihren Wert erstmals klar sichtbar“, resümiert Vortmann. In einem Umfeld wachsender Unsicherheit werde der strategische Nutzen von Reisen damit zum entscheidenden Faktor.