MICE-Portal-Trendanalyse zeigt Wandel im Veranstaltungseinkauf - Wissen, was im Tourismus los ist!

Unternehmen verändern zunehmend ihre Einkaufsprozesse für Meetings und Veranstaltungen. Systemdaten von MICE Portal zeigen, dass Entscheidungen immer seltener auf Einzelabfragen beruhen, sondern auf vergleichbaren Angeboten und klar definierten Kriterien basieren.

Im Jahr 2025 verschickten Unternehmen ihre Anfragen im Durchschnitt an sieben Hotels und erhielten 2,7 Angebote. Knapp drei angefragte Häuser lehnten aufgrund fehlender Kapazitäten ab. Die Auswertung zeigt zugleich eine strukturelle Verschiebung im Markt: Der Veranstaltungseinkauf wird stärker datenbasiert gesteuert und damit messbarer und transparenter.

Trend 1: Vergleich ersetzt Bauchgefühl

Während früher unterschiedlich definierte Tagungspauschalen miteinander konkurrierten, bilden heute einheitliche Parameter die Grundlage für Entscheidungen. Kriterien wie Raumkapazität, Catering, technische Ausstattung, Storno- und Optionsfristen sowie Abrechnungs- und Zahlungslogiken ermöglichen eine direkte Vergleichbarkeit der Angebote.

Dass dieser Ansatz funktioniert, zeigt die Abschlussquote: 84 Prozent der über MICE Portal eingestellten Anfragen führten 2025 tatsächlich zu einer Buchung. Rund ein Drittel der abgegebenen Angebote wurde beauftragt.

„Struktur ersetzt damit nicht die Qualität des Angebots, sondern erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses“, erklärt MICE-Portal-Geschäftsführerin Josephine Gräfin von Brühl.

Mehr als die Hälfte der Anfragen betrifft Meetings mit bis zu 20 Teilnehmern. Gerade in diesem volumenstarken Segment gewinnen standardisierte Prozesse zunehmend an Bedeutung.

Trend 2: Verhandlungen werden systematisch

Mit der Professionalisierung des Einkaufs werden Entscheidungsregeln zunehmend im System hinterlegt. Budgetgrenzen oder Freigabeprozesse lassen sich automatisiert steuern. In vielen Fällen regeln Klipplevel oder Ampellogiken den Entscheidungsprozess: Überschreitet ein Angebot definierte Schwellenwerte, wird es automatisch zur weiteren Prüfung weitergeleitet.

Einsparpotenziale entstehen damit nicht zufällig, sondern folgen klaren Regeln, etwa wenn Angebote gezielt nachverhandelt werden. Neben dem Preis rückt dabei vor allem die Transparenz des gesamten Prozesses – von der Anfrage bis zur Abrechnung – stärker in den Fokus.

Trend 3: Verantwortung wird messbar

Neben wirtschaftlichen Kriterien gewinnen zunehmend Faktoren an Bedeutung, die über eine reine Preislogik hinausgehen. Nachhaltigkeitsaspekte werden dort relevant, wo sie strukturiert erfasst und bewertet werden können.

So lassen sich beispielsweise CO₂-Werte pro Teilnehmer berechnen, Cateringmengen strukturierter planen oder regionale Leistungen gezielt berücksichtigen. Unternehmen definieren häufig bereits im Vorfeld Ernährungspräferenzen, um Überproduktion zu vermeiden und Veranstaltungen bedarfsgerecht zu planen. Die Berechnung des CO₂-Ausstoßes erfolgt auf Basis konkreter Veranstaltungsdaten, häufig in Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern.

„Nachhaltigkeit wird erst dann relevant, wenn sie messbar ist. Unternehmen brauchen belastbare Daten statt Absichtserklärungen“, erklärt von Brühl.

Auch weitere Anforderungen lassen sich zunehmend systematisch abbilden. Sicherheitsaspekte, Barrierefreiheit oder flexible Stornobedingungen werden in strukturierte Anforderungsprofile integriert. So beginnt Barrierefreiheit bereits im Buchungsprozess, etwa durch Screenreader oder KI-gestützte Spracheingabe, und fließt direkt in die Auswahl geeigneter Angebote ein.

KI-gestützter MICE-Agent soll Prozesse automatisieren

Auf Grundlage der zunehmenden Strukturierung entwickelt MICE Portal derzeit einen KI-gestützten MICE-Agenten, der operative Schritte im Einkaufsprozess übernehmen kann. Per Sprach- oder Texteingabe erstellt der Agent Anfragen, verarbeitet Anforderungen sowie Budgets und Fristen und setzt definierte Abläufe innerhalb der bestehenden Systemlogik um.

„Transparenz wird zum Steuerungsinstrument, was früher vielfach Blackbox war, ist heute auswertbar“, sagt von Brühl.

Mit der zunehmenden Datengrundlage verändert sich damit auch die Marktlogik im Veranstaltungseinkauf: Entscheidungen werden nachvollziehbarer, Prozesse überprüfbarer und Ergebnisse messbar.

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