MICE Executive Circle 2025 definiert neue Standards für Tagungsmarkt

Deutschland

Schnellere Angebote, saubere Abrechnungen und klare Prozesse mit KI-Unterstützung

Auf dem MICE Executive Circle (MEC) 2025 haben rund 100 Fachleute aus Einkauf, Hotellerie und Eventpraxis zentrale Reibungspunkte im Tagungsmarkt identifiziert und in konkrete Regeln übersetzt. Die Ergebnisse: Erstangebote binnen zwei Tagen, revisionssichere Abrechnungen und strukturierte Änderungsprozesse. Im Mittelpunkt standen außerdem zwei technologische Neuerungen von MICE Portal: MICE CATCH, das die klassische Angebotseinholung umkehrt, und der MICE Agent, ein KI-gestütztes Tool, das definierte Prozesse eigenständig ausführt.

Binnen Stunden zum Angebot

Die Teilnehmer einigten sich darauf, dass vollständige und gezielte Anfragen die Angebotsprozesse deutlich beschleunigen. Für komplexe Projekte sollen Erstangebote spätestens nach zwei Arbeitstagen vorliegen. Bei Gruppen bis 25 Personen – 75 Prozent aller Anfragen – liegt die Antwortzeit bereits heute oft unter acht Stunden. MICE CATCH eröffnet hier neue Möglichkeiten: Statt passiv auf Anfragen zu warten, können Hotels passende Projekte aktiv übernehmen.

Abrechnungsfehler vermeiden

Fehlende Referenznummern, unklare Leistungszeiträume und gemischte Positionen gehören zu den größten Hindernissen im Rechnungslauf. Die Lösung: Pflichtangaben schon bei der Anfrage, Abnahme der Leistung vor Rechnungsstellung und systematischer Abgleich von Bestellung, Leistung und Rechnung. „Wenn Referenz, Zeitraum und Rollenplan vorne klar sind, ist der Klärungsaufwand hinten spürbar kleiner“, erklärt Rafael Sedlmair, Projektmanagement MICE Portal.

Änderungen mit System und KI

Auch bei kurzfristigen Anpassungen – etwa Teilnehmerzahl oder Terminen – gilt künftig ein klar definierter Ablauf: Raum prüfen, Catering anpassen, Technik aktualisieren, Preise markieren, Freigabe einholen und alle Partner informieren. Der MICE Agent führt dabei über 50 Routine- und Systemschritte eigenständig aus, kritische Entscheidungen bleiben beim Team. „Wir stellen den Wechsel vom Suchen zum Handeln in den Mittelpunkt“, betont Vinzenz von Brühl, COO MICE Portal.

Einheitliche Spielregeln

Josephine von Brühl, CEO MICE Portal, zieht Bilanz: „Der MICE Executive Circle hat gezeigt, worauf es künftig ankommt: vollständige Briefings für schnelle Angebote, klare Pflichtangaben für transparente Abrechnung und definierte Abläufe für Änderungen. Entscheidend ist, dass alle Beteiligten nach denselben Spielregeln arbeiten. Mit 25 Jahren Projekterfahrung wissen wir, wie Standards Wirkung entfalten – und wo KI Routine entlastet, ohne den Menschen aus der Verantwortung zu nehmen.“