Wartungsplaner für die Hotellerie organisiert die Wartungs- und die Prüffristen

Deutschland

Die Wartung und wiederkehrende Prüfung der Betriebsmittel ist eine wichtige Aufgabe im laufenden Betrieb. Die Dokumentation hingegen ist oft uneinheitlich und hält einer offiziellen Prüfung nach einem Schadenfall durch die Gewerbeaufsicht und Berufsgenossenschaften nicht stand. Die Softwarelösung Wartungsplaner der Hoppe Unternehmensberatung erinnert und dokumentiert gesetzeskonform alle Prüftermine und Wartungstermine und bietet damit juristische Sicherheit.

Damit die Klimaanlage kühlt, wenn Sie soll und der Fahrstuhl nicht stecken bleibt, müssen Hotelbetreiber Auflagen für die Arbeitssicherheit, Brandschutz und Elektrosicherheit erfüllen und sind außerdem zur Wartung gewisser Einrichtungsgegenstände verpflichtet.

Hotels brauchen den Überblick über ihre Betriebsmittel, um Ausfallzeiten zu vermeiden und die Arbeitssicherheit zu gewährleisten. Doch die Arbeitsschutzregelungen und gesetzlichen Prüfrichtlinien sind streng.

Eine nachvollziehbare Wartungsdokumentation.

Ulrich Hoppe Senior Berater der Hoppe Unternehmensberatung empfiehlt die Software Wartungsplaner. Mit dieser Software können Hotels ihr Wartungsmanagement schnell und einfach digitalisieren und damit ihren Pflichten vollumfänglich nachkommen.

Die Liste der überwachungsbedürftigen Betriebsmittel im Hotel ist lang. Dazu gehören nicht nur die Klimaanlagen, Fahrstühle, Feuerlöscher oder Brandschutzeinrichtung, sondern auch Leitern und Tritte – denn jeder dritte Absturzunfall führt zur Arbeitsunfähigkeit. Die Prüfung von Leitern regelt zum Beispiel die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Für elektrische Anlagen und Geräte gelten die Vorgaben der Unfallverhütungsvorschrift der Berufsgenossenschaften (DGUV Vorschrift 3).

Wartungsplaner erfüllt gesetzliche Vorgaben

Der Wartungsplaner ist für sicherheitsrelevante Tätigkeiten und für die täglichen Herausforderungen von Sicherheitsfachkräften konzipiert.

Die Vorteile liegen klar auf der Han. Die Software unterstützt den Anwender auch bei Audits und bei der ISO-Zertifizierung - die Prüffristen werden gemäß DGUV, BGV, UVV oder TRBS übersichtlich dokumentiert.

Arbeitsmittelprüfungen
Leitern und Tritte prüfen
Prüfung elektrischer Geräte
Prüfung Türe, Tore und Fenster
Druckbehälter – Prüfungen
Maschinenprüfungen
Stapler- und Kranprüfung
Regale und Lagerregale prüfen
Unterweisungen dokumentieren

Fehlerquellen liegen oft in der nicht eindeutigen Definierung der Prüfungen, welche Teile sie betreffen sowie bei nicht bestimmten Fristen. Die Einhaltung der unterschiedlichen Prüffristen und Intervalle ist eine Herausforderung – und ebenso die rechtskonforme Dokumentation.

Oft sind die Zuständigkeiten nicht klar – Unternehmen sind mit der Flut an Dokumenten, Fristen, Terminen und Vorschriften überfordert. Sie setzen handschriftliche Listen, Excel-Tabellen oder eigenentwickelte Datenbanken ein, mit denen sich Prüfungen und Betriebsanweisungen weder effizient, noch rechtssicher dokumentieren lassen.

Versäumen Hotelbetreiber ihre Prüffristen, werden Bußgelder fällig und im Worst Case haften bei Personenschäden weder Versicherungen noch Berufsgenossenschaften. Nur wenn alle Betriebsmittel vollständig in korrekten Intervallen geprüft werden, ist der Unternehmer bei Arbeitsunfällen geschützt. Deswegen müssen Unternehmen im Schadensfall den einwandfreien Zustand der Arbeitsmittel über Prüfprotokolle nachweisen können.

Mit dem Wartungsplaner die Betriebsmittelprüfungen automatisieren

Mit dem Wartungsplaner von Hoppe werden alle Aspekte einer Betriebsmittelwartung abgedeckt. Alle Betriebsmittel, ihre Wartungsfristen und -vorschriften können mit wenigen Klicks kontrolliert werden. Der integrierte Kalender zeigt, wann welche Prüfungen durchgeführt werden müssen und die Erinnerungsfunktion garantiert, dass kein Termin verpasst wird. Die Sicherheitsfachkraft des Hotels kann während der Prüfung am mobilen Endgerät, etwa Smartphone oder Tablet, in der Software Notizen machen und Fotos oder Videos anhängen. Die Ergebnisse werden vollständig und papierlos im System dokumentiert – so geht digitales Dokumentenmanagement. In den Prüfberichten können wiederum neue Wartungsaufträge generiert werden.

Elektroprüfung gemäß DGUV Vorschrift 3 dokumentieren

Die Wartungsplaner-Software importiert die Messergebnisse der Elektroprüfungen.

Elektrische Anlagen und Geräte sind in jedem Büro, in der Küche oder Hotelzimmer zahlreich vorhanden – von Druckern und Lampen über Wasserkocher und Kaffeemaschinen bis zur Kabeltrommel. Damit von ihnen keine Gefahr ausgeht, müssen sie in gesetzlich festgelegten Abständen auf ihre Sicherheit hin überprüft werden. Hier den Überblick zu behalten, ist mitunter gar nicht so einfach.

Mobile Erfassung mit der Arbeitsschutz-APP

Für ein optimales Arbeiten bietet Hoppe eine Ergänzung auf mobilen Endgeräten.

Die mobile Wartungsplaner App "Prüfungen im Arbeitsschutz" ist eine praxisgerechte Anwendung für das iPhone, iPad oder das Android Gerät. Erfassen Sie mobil die Prüfung, den Prüfbericht und die Wartung. Die App ist ebenso geeignet für Mängelberichte sowie Störungen von Arbeits- und Betriebsmitteln.

Arbeitsaufwand minimieren: Hotels erhalten den Überblick über ihr Wartungsmanagement.

Rechtskonforme Protokolle veranschaulichen Prüfern bei Audits, dass Wartungen korrekt stattgefunden haben und dass genug getan wurde, um Arbeitsunfälle zu verhindern. Da die Ergebnisse zentral im System hinterlegt sind, haben alle Zuständigen jederzeit Zugriff auf relevante Informationen. Diese Transparenz hilft auch dabei, Arbeitsprozesse zu optimieren. Schließlich ist so ersichtlich, wo sich Mängel häufen, was die Fehlerbehebung erleichtern kann. Eine regelmäßige bzw. vorbeugende Wartung verringert Ausfälle und senkt Instandhaltungs- und Wartungskosten.

Der Wartungsplaner kostet in der Starter-Lizenz nur 195,- Euro Eine kostenlose Demoversion und weitere Informationen stehen zum Download bereit.