MICE Executive Circle rückt Organisation in den Mittelpunkt der Digitalisierung

Deutschland

Branchenvertreter diskutieren, warum erfolgreicher digitaler Wandel mit Prozessen und Zusammenarbeit beginnt

Wie verändert Digitalisierung das MICE-Management? Dieser Frage widmete sich der MICE Executive Circle (MEC), zu dem MICE Portal vom 8. bis 10. Juli ins Chateauform Seminarhaus Starnberger See eingeladen hatte. Vertreter aus Unternehmen, Hotellerie, Verbänden, Fachmedien und der Technologiebranche diskutierten dabei weniger über neue Technologien als über die organisatorischen Voraussetzungen, die für eine erfolgreiche digitale Transformation notwendig sind.

Im Mittelpunkt stand die Erkenntnis, dass Künstliche Intelligenz ihren Nutzen erst dann entfalten kann, wenn Prozesse klar definiert, Daten konsistent verfügbar und die Zusammenarbeit über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg organisiert ist.

MICE-Management entwickelt sich zur bereichsübergreifenden Aufgabe

Rund 70 Teilnehmer befassten sich mit der zunehmenden Verzahnung von Geschäftsreise-, Veranstaltungs- und Einkaufsprozessen. Dabei wurde deutlich, dass sich die Rolle des MICE-Managements verändert. An die Stelle einer isolierten Veranstaltungsplanung tritt zunehmend die Koordination unterschiedlicher Unternehmensbereiche sowie die enge Zusammenarbeit mit Agenturen, Hotels und Technologiepartnern.

Mit dieser Entwicklung verschieben sich zugleich Verantwortlichkeiten innerhalb der beteiligten Organisationen und entlang der gesamten Prozesskette.

Digitale Prozesse reichen weit über die Veranstaltung hinaus

Praxisbeispiele von EnBW, Roche, Wald.Weit Hotels & Retreats sowie Villa Vita Pannonia verdeutlichten, dass digitale Lösungen heute sämtliche Phasen des Veranstaltungsmanagements abdecken. Neben Planung und Buchung umfassen sie inzwischen auch Einkauf, Abrechnung, Reporting, Compliance und Finanzprozesse.

Damit wird Digitalisierung zunehmend zu einer organisatorischen Aufgabe, die zahlreiche Unternehmensbereiche miteinander verbindet.

KI unterstützt den Menschen

Ein weiterer Schwerpunkt der Diskussion lag auf den Auswirkungen Künstlicher Intelligenz auf die tägliche Arbeit. Die Teilnehmer waren sich einig, dass KI vor allem Routinetätigkeiten übernimmt und dadurch Freiräume für Beratung, kreative Konzepte und persönliche Zusammenarbeit schafft.

Technologie wurde dabei nicht als Ersatz menschlicher Entscheidungen verstanden, sondern als Instrument, das Prozesse effizienter gestaltet und Fachkräfte unterstützt.

Europäische Zusammenarbeit gewinnt an Bedeutung

Im Zukunftsdialog mit Vertretern des German Convention Bureau (GCB), der Fachpresse, der Beratung und von MICE Portal richtete sich der Blick auf die weitere Entwicklung des Marktes. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie Unternehmen, Technologieanbieter und Dienstleister den digitalen Wandel gemeinsam gestalten können.

Dabei wurde deutlich, dass viele Entwicklungen inzwischen europäisch gedacht werden. Mit der Plattform OneMICE verfolgt MICE Portal gemeinsam mit Partnern das Ziel, diese Zusammenarbeit auch auf europäischer Ebene auszubauen.

„Viele Unternehmen beschäftigen sich heute nicht mehr mit der Frage, ob sie KI einsetzen werden. Entscheidend wird sein, wie gut Prozesse, Daten und Zusammenarbeit bereits organisiert sind. Genau diese Diskussion wollten wir mit dem MEC ermöglichen, praxisnah, offen und aus unterschiedlichen Perspektiven“, sagt Josephine von Brühl, Gründerin und Geschäftsführerin von MICE Portal.

Der jährlich stattfindende MICE Executive Circle versteht sich als Plattform für den fachlichen Austausch zwischen Unternehmen, Agenturen, Hotellerie, Verbänden, Technologiepartnern und Fachmedien. Die dort gewonnenen Erkenntnisse fließen zugleich in die Weiterentwicklung der Plattform sowie deren europaweiten Ausbau ein.