DRV-Initiative zeigt: Fehlendes Reisemanagement treibt Kosten im Mittelstand

Deutschland

Strukturierte Prozesse und TMC-Partnerschaften sollen Effizienz und Transparenz verbessern

Geschäftsreisen sind im Mittelstand fester Bestandteil des Tagesgeschäfts, werden jedoch häufig ohne klare Struktur organisiert. Die DRV-Initiative Chefsache Business Travel sieht darin einen unterschätzten Kostenfaktor und zeigt, wie professionelles Reisemanagement Unternehmen entlasten und zugleich wettbewerbsfähiger machen kann.

Oft liegt die Organisation von Geschäftsreisen bei Assistenzen, Office-Managern oder direkt bei der Geschäftsführung. Spezialisierte Abteilungen fehlen meist. Gleichzeitig sind Geschäftsreisen für Vertrieb, Kundenpflege und Marktentwicklung essenziell. Genau an dieser Schnittstelle setzt die Initiative an und betont die Rolle von Travel Management Companies als externe Partner für strukturierte und skalierbare Lösungen.

„Gerade im Mittelstand werden Geschäftsreisen oft sehr pragmatisch organisiert und genau darin liegt auch eine große Chance", sagt Andreas Neumann, Geschäftsführer von ADAC Travel Management Services und Mitglied der DRV-Initiative Chefsache Business Travel. „Wer Reisetätigkeit nicht nur organisatorisch verwaltet, sondern strukturiert steuert, kann Kosten senken, Prozesse entlasten und gleichzeitig die Handlungsfähigkeit des Unternehmens stärken. Mit der richtigen Unterstützung braucht es dafür auch keine ausgewiesene Reise- oder Einkaufs-Abteilung."

Zwischen knappen Ressourcen und hohem Tempo

Im Vergleich zu Großunternehmen sind die Rahmenbedingungen im Mittelstand deutlich enger gesteckt. Budgets sind begrenzt, personelle Ressourcen knapp, und Verantwortlichkeiten verteilen sich häufig auf mehrere Aufgabenbereiche. Gleichzeitig verlangen Kunden und Projekte ein hohes Tempo und reibungslose Abläufe.

Gerade hier liegt laut Initiative ein erhebliches Optimierungspotenzial. Bündelung von Buchungsprozessen, klare Freigabestrukturen und transparente Auswertung von Reisekosten können den administrativen Aufwand reduzieren und die Steuerbarkeit verbessern. Was in Konzernen durch eigene Abteilungen organisiert wird, lässt sich im Mittelstand mit passenden externen Partnern abbilden.

Digitalisierung soll Komplexität reduzieren

Auch bei der Digitalisierung setzt der Mittelstand andere Prioritäten als große Unternehmen. Entscheidend ist nicht die Vielzahl an Funktionen, sondern die praktische Umsetzbarkeit im Alltag. Lösungen müssen sich schnell integrieren lassen und bestehende Strukturen unterstützen, statt zusätzliche Komplexität zu schaffen.

Digitale Buchungs- und Abrechnungssysteme, automatisierte Freigabeprozesse und transparente Reporting-Tools tragen dazu bei, Geschäftsreisen planbarer zu gestalten. „Für viele mittelständische Unternehmen ist genau das entscheidend: nicht mehr Aufwand, sondern weniger Komplexität", so Neumann. „Digitale Prozesse und klare Strukturen schaffen Zeit für das Kerngeschäft – und machen Geschäftsreisen im Alltag planbarer und belastbarer. Zusätzlich stehen die Mitarbeiter der TMC für Besonderheiten im Geschäftsreise-Alltag zur Unterstützung im Geschäftsreise-Alltag zur Verfügung."

Mit einem strukturierten Ansatz und der Einbindung externer Expertise sieht die Initiative im professionellen Geschäftsreisemanagement einen wichtigen Hebel, um Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig die operative Effizienz nachhaltig zu steigern.